Euroviews. La mauvaise technologie est la raison pour laquelle vous détestez votre bureau

Les travailleurs dans un bureau en cubicule, illustration
Les travailleurs dans un bureau en cubicule, illustration Tous droits réservés Midjourney/Euronews
Par Arto Vahvanen
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Les opinions exprimées dans cet article sont celles de leur auteur et ne représentent en aucun cas le positionnement éditorial d’Euronews.
Cet article a été initialement publié en anglais

La technologie ne devrait pas nous rendre plus malheureux ; elle est censée améliorer notre vie, écrit Arto Vahvanen.

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La plupart des technologies utilisées au travail ne sont pas utiles. Voici trois façons de faire en sorte que la technologie de bureau travaille pour nous, et non contre nous.

Alors que les salariés retournent sur leur lieu de travail et que les entreprises réaménagent leurs bureaux à une échelle jamais vue auparavant, une occasion sans précédent de repenser la technologie de bureau s'offre à nous.

De nombreux directeurs techniques saisissent l'occasion en dotant les bureaux d'un grand nombre de nouvelles technologies.

Au cours des cinq prochaines années, environ 75 % des dirigeants adopteront l'internet des objets et les appareils connectés, ainsi que l'intelligence artificielle (IA). 80 % d'entre eux intégreront l'analyse de données massives (big data).

L'objectif est de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail, d'accroître l'efficacité et d'améliorer la satisfaction des employés.

Cependant, plus de technologie n'est pas toujours synonyme de meilleure technologie. En fait, la plupart des nouvelles technologies sophistiquées utilisées sur le lieu de travail créent plus de problèmes qu'elles n'en résolvent.

Cela est dû en fin de compte à une mauvaise stratégie de mise en œuvre.

En tant que responsable du numérique, je dirige la gestion et la planification de l'espace de travail de manière intelligente et axée sur les données. Cela implique d'envisager de nouvelles solutions technologiques pour le bureau et de repenser les anciens modes de fonctionnement.

L'erreur la plus fréquente que je vois commettre par les grandes entreprises est de trop s'appuyer sur des technologies inutiles.

L'intégration de nouvelles technologies de bureau doit se faire de manière plus réfléchie : un modèle où l'employé est au centre des préoccupations.

Cela signifie qu'il faut donner la priorité aux véritables atouts de l'entreprise - les employés et leur bien-être, ainsi que l'espace physique du bureau - et utiliser la technologie pour soutenir et améliorer ces éléments, plutôt que l'inverse.

Comment utiliser la technologie pour rendre le bureau plus humain ?

La technologie ne doit pas modifier notre comportement. Elle doit l'optimiser.

Pendant des générations, les entreprises ont forcé les gens à travailler dans les limites du bureau physique.

Les employés ont été placés dans des box, puis dans des bureaux en open space, puis à domicile, et enfin dans un environnement de travail hybride. Pendant tout ce temps, les employés ont dû s'adapter et changer leur comportement pour correspondre à ces nouveaux environnements.

Ce n'est plus nécessaire. En fait, c'est une approche qui devrait être activement découragée.

En s'attaquant à la racine du problème, à savoir l'aménagement des bureaux, les responsables peuvent cesser d'investir dans de nouvelles technologies inutiles destinées à optimiser l'espace de travail.
Un bureau à Los Angeles, décembre 2018
Un bureau à Los Angeles, décembre 2018Guy Wathen/San Francisco Chronicle via AP

Grâce à l'abondance de nouvelles données comportementales, les bureaux peuvent désormais, pour la première fois dans l'histoire, être construits et conçus entièrement en fonction des besoins des employés.

Grâce à de nouveaux outils d'analyse qui collectent des données anonymes, les gestionnaires de locaux peuvent suivre les habitudes de travail et prendre des décisions fondées sur des données concernant l'aménagement des bureaux.

Les employés peuvent alors, grâce à une conception spatiale plus intelligente, maximiser leur efficacité et leur rapidité dans la façon dont ils travaillent au bureau et à l'endroit où ils le font.

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En s'attaquant au problème de fond de l'aménagement des bureaux, les responsables peuvent cesser d'investir dans de nouvelles technologies inutiles conçues pour optimiser l'espace de travail.

Les "innovations" telles que les systèmes de réservation pour partager un poste de travail non-attribué deviennent obsolètes lorsque le bureau est déjà optimisé en termes de flux global de personnes. Les employés n'ont pas besoin de se stresser ou de se battre pour des espaces de travail limités. Il y a toujours un bureau libre pour tout le monde.

La technologie peut améliorer les bureaux physiques, pas les remplacer

La technologie ne doit pas remplacer nos espaces de réunion physiques. Elle doit les améliorer.

Le travail à distance a entraîné un niveau d'adoption sans précédent de la technologie bureautique. Plus de 80 % des réunions comptent aujourd'hui au moins un participant à distance, et ce chiffre ne fera qu'augmenter dans les années à venir.

Pourtant, le mécontentement à l'égard des réunions virtuelles est réel. On comprend de plus en plus que la technologie seule ne suffira pas à réunir efficacement les gens pour travailler. Ce qui est tout aussi nécessaire, ce sont des espaces physiques dans lesquels les employés peuvent se réunir.

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La courbe d'Allen démontre avec force à quel point l'espace de bureau est essentiel pour favoriser la collaboration. D'autres études ont montré que les interactions en direct sont beaucoup plus efficaces que les représentations numériques pour créer des liens entre les personnes.

Il s'ensuit que la technologie devrait également être utilisée pour améliorer - et non remplacer - les espaces physiques où les gens se réunissent pour travailler.

L'exigence d'être constamment "en activité", associée à une forte augmentation des technologies de surveillance des travailleurs, a conduit à un cercle vicieux dans lequel les employés ne semblent pas trouver le temps de se ressourcer.
Un homme travaille sur son ordinateur dans le jardin de sa maison à Overland Park, KS, mars 2020
Un homme travaille sur son ordinateur dans le jardin de sa maison à Overland Park, KS, mars 2020AP Photo/Charlie Riedel

Grâce aux nouvelles technologies, cet objectif est plus que jamais réalisable. La qualité immersive des réunions en personne, par exemple, peut être fortement améliorée dans tous les bureaux.

Les environnements intelligents tirant parti des objets connectés peuvent surveiller et ajuster intuitivement divers paramètres, tels que l'éclairage, la température et les niveaux de bruit, afin de créer des conditions de travail optimales.

Dans ces environnements de réunion riches sur le plan sensoriel, les nouvelles idées sont plus susceptibles de fleurir, et les informations complexes peuvent être transmises et reçues par les participants à la réunion d'une manière qui mène à une compréhension et à une collaboration plus approfondies.

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Ces ajustements contribuent à faire du bureau un lieu plus accueillant et plus attrayant pour tout le monde, y compris pour les employés ayant des besoins particuliers.

Placer l'élément humain au cœur de tout travail

La technologie ne devrait pas nous rendre plus malheureux. Elle est censée améliorer nos vies.

Partout, les travailleurs sont soumis à un stress sans précédent. 44 % d'entre eux déclarent subir "beaucoup" de stress au travail. Non seulement cette situation est insoutenable pour les employés, mais elle nuit également au rendement de l'entreprise.

La détérioration de la santé mentale des employés est due en grande partie aux nouvelles technologies de bureau. L'obligation d'être constamment en activité, associée à une forte augmentation des technologies de surveillance des travailleurs, a créé un cercle vicieux dans lequel les employés n'arrivent pas à trouver le temps de se ressourcer.

La technologie de bureau doit maintenant soutenir et donner la priorité à la santé mentale des employés.

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Les nouvelles technologies permettent de suivre le bien-être des employés au fil du temps et de détecter les risques d'épuisement professionnel avant qu'ils ne s'installent.

Ces systèmes fonctionnent à partir de données anonymes et auto-déclarées. La technologie du bien-être aide donc les employés à mieux connaître leur corps et à comprendre leurs facteurs de stress, et permet à chacun au bureau de mettre en œuvre des changements dans sa façon de travailler.

Le suivi de données aussi sensibles nécessite confiance et empathie. C'est pourquoi les technologies du bien-être, comme toutes les technologies de bureau, doivent être conçues pour les employés d'abord.

En plaçant l'élément humain au cœur de toutes les technologies du travail, on s'assure que ces nouveaux outils ne se contentent pas de désorienter les employés, mais qu'ils les soutiennent réellement.

Arto Vahvanen est responsable des offres numériques et de l'expérience client chez Framery et ancien chef de produit chez Nokia.

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